Principales erreurs dans le processus E-Rate et comment les éviter

E-Rate est une initiative fédérale des États-Unis, administrée par l’USAC (Universal Service Administrative Company) pour la FCC (Federal Communications Commission), qui fournit aux écoles et aux bibliothèques à travers les États-Unis un accès abordable aux services et solutions de haut débit et de télécommunications via des mécanismes de financement E-Rate approuvés.  

Non seulement le programme E-Rate contribue à rendre la technologie et l’accès à Internet plus abordables, mais il contribue également à combler la fracture numérique dans l’enseignement primaire en fournissant des services à prix réduit qui permettent aux écoles et aux bibliothèques d’investir dans la technologie. Pour l’exercice 2022, l’USAC a engagé 2,84 milliards de dollars pour le programme E-Rate. 

Dans ce blog, nous discuterons des principales erreurs qui sont fréquemment commises à l’aide de E-Rate, et de ce que vous pouvez faire pour les éviter.

Erreur n° 1 : Je ne connais pas l’éligibilité de l’UGS au tarif électronique 

Une erreur typique commise au cours du processus de demande lors du dépôt d’un formulaire 470 consiste à répertorier les UGS qui ne sont pas éligibles au tarif électronique. Selon qu’une UGS est de catégorie 1 ou 2, elle peut être de 100 % ou partiellement éligible. Si un élément non admissible est répertorié, il peut être retenu dans le processus d’examen de l’assurance de l’intégrité du programme et potentiellement mettre en danger le financement pour l’ensemble de la demande. En moyenne, environ 5 % des applications sont retardées ou rejetées en raison de la liste des SKU non éligibles. Pour cette raison, il est essentiel de s’assurer que toutes les UGS répertoriées sont éligibles au tarif électronique. Pour vous assurer que l’UGS que vous répertoriez est éligible, l’une des meilleures pratiques consiste à utiliser notre Recherche de produit d’éligibilité aux tarifs électroniques. Recherchez simplement le produit ou l’UGS pour trouver le pourcentage d’éligibilité au tarif électronique. C’est vraiment si facile !

Erreur n° 2 : Ne pas connaître votre budget

Les budgets des tarifs électroniques sont réinitialisés après cinq ans, et le montant attribué est basé sur le nombre d’étudiants ou la superficie de la bibliothèque. Si vous choisissez de dépenser votre budget lentement au cours des cinq années, il peut devenir difficile de suivre les dollars du tarif électronique que votre école a restants. Il est important de savoir combien il reste dans votre budget E-Rate pour vous assurer que vous optimisez les services disponibles pour votre école. Si vous ne savez pas combien il reste dans votre budget, vous pouvez utiliser cet outil de budget de catégorie 2. Après avoir inséré votre numéro d’entité facturée (BEN) et cliqué sur « Calculer », vous verrez des informations sur votre budget total de catégorie 2, combien vous avez utilisé chaque année et combien vous avez restant pendant ce cycle. 

Erreur n° 3 : Erreurs de classement simples

Nous savons que si vous remplissez votre formulaire 470 ou 471 sans l’aide d’un consultant (qui est utilisé par plus de 60 % des écoles), vous devez passer par beaucoup de choses pour le faire. Bien trop souvent, nous constatons de simples erreurs de classement, telles que la liste d’un SKU inexact ou le choix du mauvais fournisseur de services ou fabricant. Prendre votre temps et relire tous les formulaires est essentiel, car une simple erreur pourrait entraver à la fois le processus d’appel d’offres et le processus d’audit de financement. Environ 5 % des demandes se voient refuser le financement chaque année en raison d’erreurs de dépôt. Pour vous assurer de ne pas soumettre les mauvaises informations, prenez le temps de remplir les formulaires, vérifiez tout et obtenez une deuxième paire d’yeux pour regarder les formulaires si vous n’avez pas de consultant.

Résumé

Le programme E-Rate est une excellente ressource pour répondre aux besoins d’infrastructure réseau des écoles. Cependant, les erreurs lors du dépôt peuvent vous coûter du temps et un financement possible. Lors du dépôt, tenez compte des conseils ci-dessus pour un processus fluide tout en maximisant votre budget E-Rate. 

Comment RUCKUS peut-il vous aider à éviter les principales erreurs de tarif électronique ?

Le processus E-Rate peut être intimidant, mais RUCKUS Networks est là pour vous aider. Vous trouverez ci-dessous d’autres ressources pour vous aider lors de votre dépôt E-Rate. Si vous avez des questions, vous pouvez contacter notre service d’assistance E-Rate.

• 6 étapes pour une infographie de saison E-Rate réussie 
• Processus de candidature USAC 
• Guide des produits des solutions de réseau éducatif

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